給与計算の外注サービスを使うメリット・デメリット

企業にとって欠かせない業務のひとつが給与計算。

給与計算は専門知識が必要なだけではなく、細かい作業が多いため、多くの時間をとられる業務です。

小規模の会社であれば、エクセルで給与計算ができますが、社員数が増えると業務量は多くなり、複雑な計算も増え、エクセルでは対応できなくなってきます。

そのため、給与計算業務の外注化を検討されている方も多いでしょう。

そこで今回は、給与計算の外注化を検討する際に知っておきたい、メリットとデメリットについてお伝えします。

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▼目次
1. 給与計算の外注サービスとは?

2. 給与計算外注サービスの業務内容
2-1 毎月の給与計算・給与振込
2-2 記帳代行
2-3 年末調整代行
2-4 住民税更新代行

3. 給与計算外注サービスのメリット
3-1 コストの削減につながる
3-2 法改正への対応がスムーズになる
3-3 担当者がコア業務に集中できる
3-4 属人化の防止ができる

4. 給与計算外注サービスのデメリット
4-1 依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある
4-2 自社にノウハウが蓄積されない

5. 給与計算外注サービスを上手に活用するために

 

給与計算の外注サービスとは?

給与計算の外注サービスとは、従業員の給与計算を外部に委託できるサービスです。

給与計算は、毎月の給料の計算や支払い、年末調整、住民税の計算など、1年を通してさまざまな業務があります。

また、多様な雇用形態を採用している従業員を抱えるほど、勤怠状況や賃金体系の違いがあり、手続きが複雑になりがちです。

いっぽうで、専門的な知識が必要なわりに、業務に割く時間もかかりますし、売上に直接繋がる業務ではありません。

そのため、企業としては貴重な人材をより中心的な業務に集約したいというのが本音ではないでしょうか。

実際に、給与計算の外注サービスでは業務としてどこまでをやってもらえるのか気になるかと思います。

一般的にどんな業務内容を外注化できるのかについて、見ていきましょう。

給与計算外注サービスの業務内容

1. 毎月の給与計算・給与振込

毎月の給与計算に必要なタイムカードの集計、および入退社や人事異動などの情報変更を行い、給与計算を代行します。

給与計算の結果の給与振込、データの作成、税金の納付を代行する場合もあるでしょう。

その他にも、残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税の計算も代行することができます。

2. 記帳代行

領収書や請求書、入出金伝票などを仕訳し、会計ソフト・経理ソフトへ入力します。

主に、帳簿作成に必要な基本業務を代行できると考えて良いでしょう。

3. 年末調整代行

給与計算のなかでも、特に業務が煩雑なのが年末調整です。

繁忙期が毎年の年末から年初に限られるので、年末調整業務をメインで外注する企業も多いでしょう。

控除申告書類の封入・送付はもちろん、申告書の内容チェックや従業員からの問い合わせ、源泉徴収票や支払報告書などの必要書類の作成と提出代行なども含まれます。

本来支払うべきだった税額を調整し、年末調整に必要な業務を全て行ってくれます。

4.住民税更新代行

住民税の更新は、毎月5月~6月にかけて発生します。

年末調整と同様に繁忙期が限られているため、外注を検討する企業が多いのが現状です。

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給与計算外注サービスのメリット

続いて、こういった給与計算外注サービスを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、代表的なメリットについてご紹介します。

コストの削減につながる

コスト面では、主に人材面とシステム面の2つが考えられます。

まず、人材面では、専門知識をもつ人材の人件費、正確に給与計算を行なうための教育コストが考えられるでしょう。

システム面においては、ソフトウェアの通常の利用費や開発費が含まれます。

これらの人材面・システム面両方のコストを、給与計算外注サービスを活用することで効率よく抑えることが可能です。

法改正への対応がスムーズになる

税制や社会保障関係の法令は、毎年のように改正されることをご存知でしょうか?

当然、担当者には専門的な知識が求められますし、変更内容の確認と規定への反映、そしてプログラムや設定変更も必須です。

すべてに漏れなく対応するのは困難ではありますが、ミスが許されない業務なだけに、担当者にとって大きい負荷となるでしょう。

企業と従業員の信頼関係にも悪影響を与えるので、より注意が必要です。

こういった大きな負担を外注化によってプロにすべて任せられるので、法改正への対応はスムーズになります。

担当者がコア業務に集中できる

冒頭でお話しましたが、給与計算には専門知識が必要である一方で、その業務内容は定型的なものがほとんどです。

毎月発生する大切な定型作業ですが、利益に直結しない業務であることも事実。

自社がやるべき業務と、自社でなくても任せられる業務を切り分けることで、余裕を持って業務に取り掛かれるようになるでしょう。

社員がコア業務に集中できるようになり、結果として生産性向上や今までにない取り組みへのチャレンジが可能になります。

属人化の防止ができる

給与計算業務に多くの人員を割くことは難しいため、給与計算に精通した担当者が業務に専念するようになります。

そのため、業務量や業務に関する知識が属人化しやすい傾向があります。

給与計算業務を外注することで、業務の属人化を解消し、社員への負担を軽減させることが可能です。

給与計算外注サービスのデメリット

給与計算外注サービスには、デメリットも存在します。

メリットのほうが大きいように思われる給与計算の外注サービスですが、デメリットにはどんなものがあるのでしょうか?

依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある

給与計算外注サービスはとても便利なサービスですが、どの範囲の業務まで任せるのが自社にとってベストなのか、依頼前に見極める必要があります。

また、関連する業務との切り分けや、必要に応じて他部門との調整を含めた業務フローの整理を行い、タスクを明確化することも求められるでしょう。

これらのことを行うためには、現状の業務フロー全体をある程度把握している必要があります。

それと同時に、どの範囲を切り出すべきかを見極める力も不可欠。

サービスによっては、導入コンサルティングとして、これらのサポートを行ってくれる場合もありますが、まずは、大まかな依頼範囲や切り出す業務の設定を、自社内で行う必要があるでしょう。

自社にノウハウが蓄積されない

給与計算を外注するということは、給与計算に付随する業務を丸ごと任せるということです。

従来社内で培ったノウハウが残せない可能性がありますし、それ以後のノウハウは社内に蓄積されません。

また、制度や法令改正などについて気軽に聞く機会がなくなると、社内での急な対応ができなくなり、有事の際に困ってしまうことも。

給与計算の外注サービスは便利ではあるものの、社内にノウハウが蓄積されず、人材育成ができない可能性があります。

給与計算外注サービスを上手に活用するために

給与計算外注サービスには、たくさんのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。

それらを踏まえて、サービスを上手に活用するためにはいくつかのコツがあります。

・自社にとってどの業務が最も大変なのかを、ざっくりでいいので数値化する(該当業務の時間数など)

・社内関係者で導入にむけたプロジェクトチームをつくり、依頼範囲や切り出す業務についてあらかじめ合意をしておく

・上記のことを自社内で行うのが難しければ、経理業務に精通した、外部のプロフェッショナル人材と契約し、自社にとってベストな切り出し方を考えてもらう(必要に応じて社内ノウハウの蓄積方法も検討してもらう)

サービスの導入前にこれらのことをしっかりと行うことで、より効果的に給与計算外注サービスを活用することができるでしょう。

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給与計算外注サービスの導入検討時に、ぜひご活用ください。

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