年末調整の代行サービスを使うメリット・デメリット
企業にとって欠かせない業務のひとつが年末調整。
年末調整は専門知識が必要なだけではなく、細かい作業が多いため、多くの時間をとられる業務です。
また、スタートアップの会社や新人の経理担当者では十分な知識を有していない場合も多く、ミスが発生する可能性もあります。
そのため、年末調整の代行サービスを検討されている方も多いでしょう。
そこで今回は、年末調整の代行サービスを検討する際に知っておきたい、メリットとデメリットについてお伝えします。
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3. 年末調整代行サービスのメリット
3-1 コストの削減につながる
3-2 担当者がコア業務に集中できる
3-3 属人化の防止ができる
4. 年末調整代行サービスのデメリット
4-1 依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある
4-2 自社にノウハウが蓄積されない
年末調整代行の代行サービスとは？
年末調整の代行サービスとは、従業員の年末調整に関わる業務を外部に委託できるサービスです。
一般的に年末調整を行う時期は、経理や人事担当者にとって1年で最も慌ただしい時期。
その12月の繁忙期に、経理や人事部門の業務負担を軽減させることができるので、非常に人気のサービスとなっています。
また、多様な雇用形態を採用している従業員を抱えるほど、勤怠状況や賃金体系の違いがあり、手続きが複雑になりがちです。
会社は従業員に対して給与の支払義務があり、円単位であろうと、間違うことは許されません。
いっぽうで、専門的な知識が必要なわりに、業務に割く時間もかかりますし、売上に直接繋がる業務ではありません。
そのため、企業としては貴重な人材をより中心的な業務に集約したいというのが本音ではないでしょうか。
実際に、年末調整の代行サービスでは業務としてどこまでをやってもらえるのか気になるかと思います。
一般的にどんな業務内容を代行してもらえるのかについて、見ていきましょう。
年末調整代行サービスの業務内容
主に、年末調整における各種申告書のチェックやデータ作成、年末調整額の計算処理や源泉徴収票の発行などを依頼することができます。
毎年スポットで発生する年末調整業務を、丸ごと依頼するパターンが多いでしょう。
・従業員向けの案内文書の作成
・各種申告書の回収と確認
・領収書の回収と確認
・給与支払報告書仕分け発送
・年税額の計算および過不足税額資料の作成
・法定調書合計表の作成と提出
・源泉徴収票の発行
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年末調整代行サービスのメリット
続いて、こういった年末調整代行サービスを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、代表的なメリットについてご紹介します。
コストの削減につながる
コスト面では、主に人材面とシステム面の２つが考えられます。
まず、人材面では、専門知識をもつ人材の人件費、正確に年末調整を行なうための教育コストが考えられるでしょう。
システム面においては、ソフトウェアの通常の利用費や開発費が含まれます。
これらの人材面・システム面両方のコストを、年末調整代行サービスを活用することで効率よく抑えることが可能です。
担当者がコア業務に集中できる
冒頭でお話しましたが、年末調整には専門知識が必要である一方で、その業務内容は定型的なものがほとんどです。
毎年発生する大切な定型作業ですが、利益に直結しない業務であることも事実。
自社がやるべき業務と、自社でなくても任せられる業務を切り分けることで、余裕を持って業務に取り掛かれるようになるでしょう。
社員がコア業務に集中できるようになり、結果として生産性向上や今までにない取り組みへのチャレンジが可能になります。
属人化の防止ができる
年末調整に多くの人員を割くことは難しいため、年末調整に精通した担当者が業務に専念するようになります。
そのため、業務量や業務に関する知識が属人化しやすい傾向があります。
年末調整業務を外注することで、業務の属人化を解消し、社員への負担を軽減させることが可能です。
年末調整代行サービスのデメリット
年末調整代行サービスには、デメリットも存在します。
メリットのほうが大きいように思われる年末調整の代行サービスですが、デメリットにはどんなものがあるのでしょうか？
依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある
年末調整代行サービスはとても便利なサービスですが、どの範囲の業務まで任せるのが自社にとってベストなのか、依頼前に見極める必要があります。
また、関連する業務との切り分けや、必要に応じて他部門との調整を含めた業務フローの整理を行い、タスクを明確化することも求められるでしょう。
これらのことを行うためには、現状の業務フロー全体をある程度把握している必要があります。
それと同時に、どの範囲を切り出すべきかを見極める力も不可欠。
サービスによっては、導入コンサルティングとして、これらのサポートを行ってくれる場合もありますが、まずは、大まかな依頼範囲や切り出す業務の設定を、自社内で行う必要があるでしょう。
自社にノウハウが蓄積されない
年末調整を外注するということは、年末調整に付随する業務を丸ごと任せるということです。
従来社内で培ったノウハウが残せない可能性がありますし、それ以後のノウハウは社内に蓄積されません。
また、制度や法令改正などについて気軽に聞く機会がなくなると、社内での急な対応ができなくなり、有事の際に困ってしまうことも。
年末調整の代行サービスは便利ではあるものの、社内にノウハウが蓄積されず、人材育成ができない可能性があります。
年末調整代行サービスを上手に活用するために
年末調整代行サービスには、たくさんのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。
それらを踏まえて、サービスを上手に活用するためにはいくつかのコツがあります。
・自社にとってどの業務が最も大変なのかを、ざっくりでいいので数値化する（該当業務の時間数など）
・社内関係者で導入にむけたプロジェクトチームをつくり、依頼範囲や切り出す業務についてあらかじめ合意をしておく
・上記のことを自社内で行うのが難しければ、経理業務に精通した、外部のプロフェッショナル人材と契約し、自社にとってベストな切り出し方を考えてもらう（必要に応じて社内ノウハウの蓄積方法も検討してもらう）
サービスの導入前にこれらのことをしっかりと行うことで、より効果的に年末調整代行サービスを活用することができるでしょう。
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