記帳代行サービスの相場とメリット・デメリット
企業にとって欠かせない業務のひとつが記帳業務。
記帳は専門知識が必要なだけではなく、細かい作業が多いため、多くの時間をとられる業務です。
また、従業員の数が多くなればなるほど、仕訳の数は増えるため、相応の手間がかかります。
そのため、記帳業務の外注化を検討されている方も多いでしょう。
そこで今回は、記帳業務の外注化を検討する際に知っておきたい、代行サービスの相場とメリットとデメリットについてお伝えします。
▼目次
1. 記帳代行サービスとは？
2. 記帳代行サービスの業務内容
2-1 会計ソフトへの入力
2-2 帳簿作成
3. 記帳代行サービスのメリット
3-1 コストの削減につながる
3-2 担当者がコア業務に集中できる
3-3 属人化の防止ができる
4. 記帳代行サービスのデメリット
4-1 依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある
4-2 自社にノウハウが蓄積されない
記帳代行サービスとは？
記帳代行サービスとは、企業における日々のお金の動きを記録する記帳業務を、外部に委託できるサービスです。
記帳業務は、日々のさまざまな取引を記録するので、手間や時間がかかります。
また、忙しさに追われて記帳ミスが起きると、税金の申告漏れにつながるうえ、申告ミスを理由に追加で税金が課されることもあります。
いっぽうで、専門的な知識が必要なわりに、業務に割く時間もかかりますし、売上に直接繋がる業務ではありません。
そのため、企業としては貴重な人材をより中心的な業務に集約したいというのが本音ではないでしょうか。
実際に、記帳代行サービスでは業務としてどこまでをやってもらえるのか気になるかと思います。
一般的にどんな業務内容を外注化できるのかについて、見ていきましょう。
記帳代行サービスの業務内容
1. 会計ソフトへの入力
年度末に行う決算申告のためには、毎日の取引を帳簿に記録する必要があります。
オフィス用品の購入など、日々の業務のなかで生じた「領収書」「請求書」「通帳コピー」といった必要書類を渡すと、整理・仕分けしたうえで、会計ソフトにデータを入力してくれます。
2. 帳簿作成
法律では、会社の決算は年に一度報告を行えばよいとされています。
ですが、多くの会社では月次決算を行うことで経営に関する数値の把握し、決算処理のミスを早期に発見し修正することが求められます。
記帳代行サービスを利用すれば、その際に必要となる帳簿の作成がスムーズにできるため、月次決算を効率的に行うことができます。
※作成する帳簿の例
現金出納帳
預金出納帳
売掛残高異一覧表
買掛残高一覧表試算表
総勘定元帳
記帳代行サービスの相場
記帳代行サービスの料金は、基本的に仕訳の数によって決まります。
（仕訳数＝領収書や伝票の枚数）
相場としては月額8,000円〜10,000円程度。
仕訳1件あたり、約80円～120円前後とされています。
ただし、特急作業や部門別に記帳業務が必要な場合は、追加料金が発生します。
記帳代行サービスのメリット
続いて、こういった記帳代行サービスを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、代表的なメリットについてご紹介します。
コストの削減につながる
コスト面では、主に人材面が考えられます。
具体的には、専門知識をもつ人材の人件費、正確に帳簿業務を行なうための教育コストが考えられるでしょう。
こういった人材面のコストを、記帳代行サービスを活用することで効率よく抑えることが可能です。
担当者がコア業務に集中できる
冒頭でお話しましたが、記帳業務には専門知識が必要である一方で、その業務内容は定型的なものがほとんどです。
日々発生する大切な定型作業ですが、利益に直結しない業務であることも事実。
自社がやるべき業務と、自社でなくても任せられる業務を切り分けることで、余裕を持って業務に取り掛かれるようになるでしょう。
社員がコア業務に集中できるようになり、結果として生産性向上や今までにない取り組みへのチャレンジが可能になります。
属人化の防止ができる
記帳業務に多くの人員を割くことは難しいため、記帳業務に精通した担当者が業務に専念するようになります。
そのため、業務量や業務に関する知識が属人化しやすい傾向があります。
記帳業務を外注することで、業務の属人化を解消し、社員への負担を軽減させることが可能です。
記帳代行サービスのデメリット
記帳業務サービスには、デメリットも存在します。
メリットのほうが大きいように思われる記帳業務サービスですが、デメリットにはどんなものがあるのでしょうか？
依頼する範囲を設定し、業務の切り出しを行う必要がある
記帳業務サービスはとても便利なサービスですが、依頼を行う前に、どの範囲の業務までお任せするのが、自社にとってベストなのか見極める必要があります。
また、関連する業務との切り分けや、必要に応じて他部門との調整を含めた業務フローの整理を行い、タスクを明確化する必要もでてきます。
これらのことを行うためには、現状の業務フロー全体をある程度把握している必要があり、どの範囲を切り出すべきかを見極める力が必要になります。
サービスによっては、導入コンサルティングとして、これらのサポートを行ってくれる場合もありますが、まずは、大まかな依頼範囲や切り出す業務の設定を、自社内で行う必要があるでしょう。
自社にノウハウが蓄積されない
記帳を代行してもらうということは、記帳に付随する業務を丸ごと任せるということです。
従来社内で培ったノウハウが残せない可能性がありますし、それ以後のノウハウは社内に蓄積されません。
また、社内での急な対応ができなくなり、有事の際に困ってしまうことも。
記帳業務サービスは便利ではあるものの、社内にノウハウが蓄積されず、人材育成ができない可能性があります。
記帳代行サービスを上手に活用するために
記帳業務サービスには、たくさんのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。
それらを踏まえて、サービスを上手に活用するためにはいくつかのコツがあります。
・自社にとってどの業務が最も大変なのかを、ざっくりでいいので数値化する（該当業務の時間数など）
・社内関係者で導入にむけたプロジェクトチームをつくり、依頼範囲や切り出す業務についてあらかじめ合意をしておく
・上記のことを自社内で行うのが難しければ、経理業務に精通した、外部のプロフェッショナル人材と契約し、自社にとってベストな切り出し方を考えてもらう（必要に応じて社内ノウハウの蓄積方法も検討してもらう）
サービスの導入前にこれらのことをしっかりと行うことで、より効果的に記帳業務サービスを活用することができるでしょう。
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