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  • 2019.04.22

2019年4月、Warisは神田へ!オフィス移転の全てを見せます~オフィスマネージャー宮村 インタビュー

マーケティング担当の長谷川です。
Warisは4月17日より神田へオフィスを移転しました。

2013年の創業以来、通算4回目のオフィス移転となりますが、今回は初の自社単独の賃貸物件となります。(これまではシェアオフィスを利用していました)

なぜこのタイミングでオフィス移転をしたの?なぜ神田なの?Warisってリモートワークじゃなかったっけ?などなど、オフィス移転にまつわるあれこれについて、今回の移転をメインで担当した、オフィスマネージャーの宮村にインタビューをしてきました。

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Q:オフィス移転のきっかけについて教えてください

宮村:2017年頃から事業の成長と共にメンバーが増え始めたことで、以前のオフィスが手狭になってきました。Warisは基本はリモートワークなのですが、週1回の全社定例ミーティングがある火曜日には、メンバーの多くがオフィスに出社することがあり、部屋に入りきらないような状況も度々起こってくるようになりました。近くの貸会議室を借りる等の対応もしていたのですが、、この「火曜日問題」が最初のきっかけです。

火曜日以外にも、基本はリモートワークとはいえ、実はオフィスに出社するメンバーはそれなりにいます。そのメンバーからは「オフィスが手狭なので集中して作業ができない」という声や、逆に「隣で会議をしていると、気軽な雑談を遠慮してしまう」などの声もあがってくるようになりました。実際に、オフィスに出社したにも関わらず、近くのカフェにいって仕事をするメンバーもいたくらいです。それらの声を分析していくと、

・集中して作業する場所がほしい
・仲間とちょっと話したい、気軽な雑談からアイディアを生み出すような場所がほしい

ということをオフィスという場に求めていることが分かってきたのですが、以前のオフィスではそれに応えることができていなかったんですね。リモートワークだからオフィスにこないのではなくて、オフィスに来たいんだけど、オフィス環境があまりよくないせいでオフィスに来づらくなっているんだな、と。

そのような経緯から、基本リモートワークのWarisだからこそ、メンバーが安心して集まれる「場」を提供したいなと思い、オフィスプロジェクトをはじめました。

 

Q:「オフィスプロジェクト」はどんなプロジェクトだったのですか?

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宮村:2018年の9月に全社で自分のやりたいことをプロジェクトとして提案する機会があり、そのひとつに「移転を含めてオフィスのあり方を見直すプロジェクト」として採択され、正式にプロジェクトがスタート。といっても最初は私と上司の2人で方向性を相談するところから始まりました。

最初から移転ありきではなかったので、まずは社内でアンケートをとるところから始めました。それを元にどのようにして合意形成をしていくか?ということが最初の大きなハードル。移転ではなく、以前のオフィスを継続してサテライトオフィスを別に用意する方法なども並行して検討していきましたが、最終的には「移転」という結論をだしました。

「移転」の方針が決まってからは、プロジェクトメンバーで手分けをして物件探しや見学、そして物件が決まってからはレイアウト検討や各種ファシリティ手配、引っ越し準備…などなど。以前のオフィスの契約期間の関係もあり、期限が決まっている中での目まぐるしい日々を経て、ようやく4月17日に移転を迎えることができました。

その過程でオフィスプロジェクトにはメンバーが増え続け、最終的には8名のメンバーが関わる大きなプロジェクトになっていました。協力してくれたメンバーには本当に感謝しています!

 

Q:なぜ神田という場所を選んだのですか?

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宮村:結論からいうと「人」です。

当初は3エリア(品川/五反田、日本橋、飯田橋)を中心に、プロジェクトメンバーで手分けをして物件を探していたのですが、その中で出会った、とある会社の敏腕営業Mさん(20代女性)の対応が素晴らしくて、メンバー全員が好きになってしまいまして、、、当初の候補エリアではなかったのですが、最終的にはその方から提案のあった、神田の物件に決めてしまいました。

Warisでは、日々多くの企業とフリーランスの皆様をマッチングする仕事をしていますが、やはり「人と人との相性」は大事ですね(笑)

新築で、駅からも近く、物件に求めていた条件も満たしていましたし、周囲に飲食店が多く、ランチに困らなそうなところも気に入っています。

 

Q:新オフィスのコンセプトや特徴、こだわりはどんなところですか?

 

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※オフィスプロジェクトで作成した新オフィスのコンセプトシート(社内向け)

宮村:コンセプトは「集中とコミュニケーション」、そして「開放感」です。

社内アンケートやオフィスについて話しあった全体MTGの結果から、メンバーがオフィスに求めるもの(コンセプト)を5つほどに絞ったのですが、それらをさらにまとめた結果

・集中して作業すること
・リラックスして雑談することや、そのコミュニケーションからから生まれるアイディアや創造性

という2つの要素を満たせるレイアウトを意識しました。集中して作業できるスペースと、みんなでワイワイ雑談できる広いデスクスペース、そしてリラックスできるソファスペースをバランスよく配置。もちろん、ご登録者様との面談や社外の方と打ち合わせで使う会議室もオフィス内に完備しています。

そして新オフィスは東南2面の全面採光で、とにかく開放的!
オフィス物件では珍しい無垢のフローリングに映えるような、緑の植物たちもどんどん増やしていきたいです。

 

Q:オフィスプロジェクトで苦労したこと、楽しかったことは?

宮村:最も苦労したことは、(いい意味で)クセが強いメンバーの意見を踏まえて、どうやって合意形成していくか?ということでした。メンバー全員にオフィスに関する事前アンケートをとり、それをもとに社内で合意形成をしていったのですが、すべての期待に応えることは金銭的にも物理的にも不可能。その中での期待値調整が難しかったです。

全員の意見を聞かずして一部のメンバーで進めることもできましたが、全員が「オフィス」というものを通して、会社や組織に求めてるものを顕在化する良い機会だと考えていたし、それをもとに意見交換する場を持つということは、Warisという会社組織をさらに発展させていく上で重要なはず!と思っていたんですね。

また、プロジェクトメンバーの誰もが通常業務で忙しい中、移転の期日が迫り、やるべきことが次々にでてくる状態だったので、とにかく時間の捻出が大変でした。日々のコミュニケーションや進捗管理はチャットで、そして大事な意思決定の時はミーティングで、というような形で進めていきました。

楽しかったことは、プロジェクトメンバーで、インテリアはこれがいい、とかあーだこーだと言ってるときですね。結局、以前のオフィスのほとんどの備品は処分して、新しい備品を用意することにしたので、生まれ変わる感じがしてワクワクしました。
また、その過程でメンバー個々の趣味嗜好がわかり、個人的におもしろかったです(笑)

 

Q:ところで「オフィスマネージャー」ってどんな仕事ですか?

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宮村:一言でいうと「メンバーの快適を創る」仕事です。

特定の業務範囲にとらわれず、自分で考え、情報を収集し、行動していくことを期待されています。普通の会社でいうと、総務部の業務に近いかと思うのですが、ベンチャーのWarisとしてははじめてのポジション。特にこれをしなければいけない等は決まっておらず、「メンバーの快適を創る」ために、自分で課題や改善点を見つけだし、やるべきことはどんどん実行するという役割です。

空いた穴を埋める作業(=組織の土台を整える)と木を植える作業(=新たな風を起こす、いままでにない価値観を提供する)両方していくイメージです。

もともと私はWarisに事務アシスタントで入り、その約1年後から経理業務も担当するようになりました。その後、組織が大きくなり、メンバーも増えていろいろな課題が増えてきたタイミングで、代表の米倉から「オフィスマネージャーやってみない?」と仰せつりました。

オフィス”マネージャー”とはいえ、実際は私1人なのですが(笑)、事務アシスタントや経理業務を兼務していることもあり、社内のほとんどの人と業務で関わりがあり、いろいろな社内状況が見えることもあって、自分だけでやるのではなく、必要であれば都度、社内の人を巻き込んで仕事を進めています。Warisのメンバーはみんな親切なので、邪険にされたことは(ほとんど)ありません!

今回の移転についても、オフィスプロジェクトを通じて、多くのメンバーと一緒に進めながら、新オフィスをつくることができました。そして、これからも「メンバーの快適を創る」ために、基本リモートワークのWarisだからこそ、「メンバーが安心して集まれる場」としてのオフィスをみんなと一緒にさらに良いものにしていきたいと考えています。


 

新オフィスの営業は4月17日より開始しています。ご登録者様や社外のパートナーの皆様も機会があればぜひ新オフィスにお越しいただければ幸いです。

※ご登録者様とのキャリアカウンセリングや社外の方との打ち合わせについては4月中は旧オフィス(田町)となる場合があります。

そして、せっかくなので移転祝いでも、、、とお考えの方がいらっしゃった時のために、厚かましくも、生活感あふれるウィッシュリストを公開させていただいております!

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家具・備品類などお贈りいただけるようでしたらとても助かります!!大切に使わせていただきます。これからのWarisの新オフィスにもどうぞご期待ください!


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